2017年9月15日 更新

PR(広報)活動のイロハ

広報PRには企業広報と商品広報があり、企業広報は更に社外広報と社内広報に分かれます。ここでは社外広報、特にマスコミを相手にするパブリシティ活動(マスコミに情報を提供して記事や番組で取り上げてもらうこと)に関連する仕事をご紹介します。

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社内情報の収集、集約

社長や役員とのコミュニケーションを密にし、ときにはインタビューなどを行い、経営および事業戦略についての考えを理解し、言葉に起こし、広報戦略の元にしていきます。

事業部長やキーパーソンにもヒアリングを行い、社内の動きや情報が常にPR部門に集まるように働きかけていきます。
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広報戦略および戦術の立案

・経営方針、事業戦略や今後の展望など、経営側の考えを社員にわかりやすく伝えるために、広報戦略などをわかりやすくまとめていきます。

・広報戦略を年次およびクォーターごとのスケジュール化していきます。

・マスコミなどにニュースとして取り上げてもらえるように、世の中のトレンドや競合他社状況などを分析して、どのように企業情報を対外的に発表していくかという戦術をまとめ、明確化していきます。
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ニュースリリースやニュースレターの作成

・日時の決まった公式な発表情報、つまり新商品の発売開始やイベントやキャンペーンの詳細と日程発表などはニュースリリースという形式で作成します。
・発表日時の決まっていない、日常の企業活動の中で取り上げてほしい情報、たとえば企業ボランティアの事例情報や、社会貢献などの活動情報は、ニュースレターという形式で、面白くてためになるマスコミ向けの読み物という体裁で情報をまとめていきます。
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マスコミへの情報発信

ニュースリリースやニュースレターの発信、ときに大きな情報提供は記者会見などの手段も活用しながら、情報をマスコミに発信します。

リリース先のリスト作成や、ニュースリリースの配信、配信後のマスコミへの連絡、記者クラブへの資料配布、説明資料や質問が来た場合の想定問答作成等、情報発信直前の準備から発信後の業務まで、さまざまな業務をこなしていきます。

取材、問い合わせへの対応

・マスコミからの取材申入れや、各種問合せに対応します。

・マスコミからの要望に応じて、社長や役員、社内のキーパーソンとの取材をアレンジします。

・取材前にどのように対応するかの打合せを行い、取材時は同席して、取材がうまく流れるようさまざまな配慮をします。
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原稿チェック

新聞の場合は事前に原稿のチェックはできませんが、雑誌やWebなどの場合は掲載前のチェックが可能な場合もあります。内容に誤りがないか、誤解を与えるような表現がないかなど、慎重に確認します。
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新聞・雑誌・Webのチェックとクリッピング

一般紙、産業紙、業界紙、専門紙などの新聞や各種雑誌、WEBに目を通し、重要な記事をピックアップします。重要な記事とは、自社の記事はもちろん、業界、同業他社、自社の事業に関連するすべてのニュースを言います。
この作業をクリッピングと言いますが、作業を専門に行う企業に外部委託するケースも多いです。
大企業など、テレビでの露出が多い企業は、テレビの露出も同時に調べます。その作業をテレビモニタリングと言います。
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ピックアップした記事・ニュースをタイムリーに役員や関連部署に届けるのも広報PRの仕事です。

各種調査やイベントの実施

企業イメージに関する調査、マスコミ向けに実施する各種イベントの企画・運営などもPRセクションが行います。
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bonbi GOSSIP 編集部 bonbi GOSSIP 編集部